Cómo ser jefe por primera vez, es un reto que conlleva habilidades que van más allá del coeficiente intelectual. En realidad requiere principalmente el uso de tu coeficiente emocional para trascender en tu rol y en el de tu equipo de trabajo.

Recientemente un familiar me indicaba que al interior de su compañía, le estaban ofreciendo la oportunidad de liderar un equipo de trabajo. Él no supo que responder, ya que lo primero que pasó por su mente fue el agobio de no sentirse preparado para abordar el reto.

Oportunidades de este tipo generan gran incertidumbre para cualquier profesional y especialmente para los recién egresados o con poca experiencia laboral. El reto de asumir por primera vez la posición de “jefe” con un equipo a cargo, debe ser abordado con tranquilidad y seguridad. Debido a que representa un enriquecimiento muy valioso en competencias de vital importancia en la actualidad para cualquier profesional.

A continuación expongo los puntos a tratar en el artículo, ¿Te quedas?

Ahora soy el jefe ¿Por dónde empiezo?

Lo primero que podría aportar y decirte en este caso, es que estés tranquilo. Es normal sentir incertidumbre y ansiedad por las implicaciones que conlleva asumir el nuevo reto.

Puedes sentir un poco de desorientación al principio. Nos pasa a todos y es natural debido a la curva de aprendizaje que atravesamos durante los primeros meses; sin embargo, es importante que tengas algo presente, y es que aunque no sepas realizar algo en concreto y es demandado por el cargo, es clave que no te limites tu mismo y que confíes en tus capacidades.

Algo clave desde el principio, se basa en proyectar el nuevo reto como una oportunidad para ser más que un jefe. Es decir, que te involucres realmente para ser un líder que inspire a su equipo y logre a través de un interés genuino, ganar el respeto y apoyo de cada integrante para la consecución de resultados exitosos.

Define claramente las expectativas del cargo

Una vez asumida la responsabilidad y controlada la ansiedad y carga emocional que genera el desafío. Es momento de alinear claramente las expectativas del nuevo reto con cada una de las partes interesadas. Con el fin de establecer claramente tu punto de partida, tu ruta de trabajo o visión y los objetivos para superar las expectativas planteadas.

Expectativas de la gerencia y/o superiores

Es primordial que tengas una perspectiva clara de lo que busca la persona o área a quien le reportes; de lo contrario, no vas a alinear adecuadamente la estrategia con los objetivos a corto, mediano y largo plazo que plantean tus superiores.

Puede que el cargo no posea objetivos claros desde el principio. Ya que en ocasiones son divisiones o departamentos con nuevos lineamientos o simplemente se debe a un tema de cultura organizacional; sin embargo, te recomiendo escuchar cuales son las necesidades de tus superiores, saber que los aqueja para el desarrollo de tu estrategia.

Expectativas de tus colaboradores

Un factor fundamental se centra en escuchar a tu equipo. Ellos son los mayores implicados por el cambio de jefe y la transición que esto conlleva. Aborda la situación con apertura, promoviendo un espacio donde puedas apreciar lo que esperan de tu parte para mejorar el desempeño del área. Identifica los factores dominantes de cada integrante con la finalidad de complementar habilidades y competencias en pro de los resultados de la compañía.

¡Recuerda escuchar con atención! Esto es clave para saber que le preocupa a tu nuevo equipo para determinar como abordar cada oportunidad de mejora.

¡No hagas promesas que no logres cumplir! Reconoce el estilo de trabajo de tu equipo y la forma en la cual vas a integrar todos los recursos hacia la consecución de objetivos. ¿A qué me refiero? A que no puedes empezar prometiendo cosas a tu equipo que tal vez no cumplas. Por ejemplo, un incremento de sueldo, ajustes en los roles u otros factores que no dependan 100% de tus funciones.

Expectativas de clientes internos

El trabajo en equipo es clave no solo al interior de tu departamento sino con cada aliado de la organización. Es fundamental conocer la forma en la que puedes integrar la estrategia de tu área con los clientes internos más relevantes dentro de la compañía. Por ejemplo, si el reto es liderar un área comercial, busca la forma de soportar el trabajo del área logística, brindando un valor diferencial a los clientes externos de forma continua.

Aquí es clave identificar las áreas con las que más interactúa tu equipo y nuevamente escuchar las opiniones u oportunidades de mejora desde su perspectiva.

¡Escucha, recopila y actúa!

Complementando el punto anterior. Recalco que la clave esta en escuchar las necesidades de todas las partes interesadas; y posteriormente recopilar toda la información para resumirla en un plan de acción con objetivos claros. Enfatizando sobretodo en la visión del área para obtener los mejores resultados posibles.

Esto se debe realizar de forma periódica y más entendiendo tu rol como nuevo jefe. Para hacerlo de forma exitosa, te recomiendo las técnicas infalibles para tratar con los demás, expuestas en nuestro artículo / resumen “Cómo ganar amigos e influir sobre las personas de Dale Carnagie.”

¡Planeación estratégica! Un factor clave en tu rol como jefe por primera vez

Una actividad fundamental para cualquier área u organización. Consiste en tomar un tiempo prudente para la planeación estratégica. ¿A qué me refiero con prudente? A realmente dar la importancia y tiempo requerido con base a los inputs que recibiste de las partes interesadas.

¿Cómo hacerlo? sin importar si tu fuerte es o no la planeación, sigue esta serie de pasos para no fallar en el intento.

Analiza y segmenta toda la información recibida

Identifica los patrones o aspectos en común de las oportunidades de mejora expuestas por las partes interesadas en tu área. Elabora un listado para usarlo como input en el siguiente punto.

Programa un tiempo en tu agenda con tu equipo de trabajo para establecer los lineamientos estratégicos

Es clave que involucres a tu equipo de trabajo en este punto. Recuerda que para ser más que un jefe, debes ser un líder que crea más lideres, no simplemente seguidores, subordinados o adeptos.

Si tienes dudas en cuanto a la forma de crear lideres sólidos dentro de tu equipo de trabajo. Te invito a leer el siguiente artículo:

5 ESTRATEGIAS PARA LIDERAR CUANDO NO ERES EL LÍDER DE LA ORGANIZACIÓN – Victor Hugo Manzanilla

¡La visión del área! Un factor clave para comprometer a todo el equipo hacia un fin común

Una vez se encuentren reunidos con tu equipo de trabajo. Orientalos a través de herramientas como el FODA, en la consecución de una visión clara hacia la cual enfocar todos los esfuerzos del equipo, para ofrecer un valor diferencial a clientes internos y externos.

Propongo herramientas como el FODA, debido a que a través de esta actividad pueden definir claramente:

  1. Fortalezas y debilidades del área: Ambos factores internos que dependen del desempeño del área, y pueden analizarse desde el punto de vista de tus colaboradores que poseen más tiempo en el cargo y tu perspectiva como alguien con un nuevo enfoque que ofrecer.
  2. Oportunidades y amenazas del área: Ambos factores externos al área. Es decir, aspectos que puedes aprovechar o tienes en contra y no dependen de los roles y actividades del equipo. Donde un punto de partida importante es el listado de oportunidades de mejora u expectativas de las partes interesadas.

Incentiva la creatividad y pensamiento crítico de tu equipo, creando posibles soluciones y acciones para la mejora continua del área

Toma el listado de oportunidades de mejora realizado con las partes interesadas, la información de debilidades y amenazas extraídas en el punto anterior, y propón actividades lúdico-creativas como una lluvia de ideas. A través de este tipo de herramientas lograrás involucrar y enfocar a tu equipo en la consecución de soluciones para atacar la causa raíz. Es decir, las quejas o expectativas más frecuentes de las partes interesadas y los aspectos de mejora más relevantes del área.

Desarrollo de la VISIÓN y objetivos SMART del área

Luego de finalizada una parte importante del diagnóstico del área con tu equipo y partes interesadas. Procede al desarrollo y despliegue de una visión para enfocar el trabajo de todo tu equipo hacia la consecución de una meta global.

Es importante que esta VISIÓN posea las siguientes características:

  1. Estar alineada con la visión de la compañía.
  2. Hacer uso de las fortalezas del área para agregar un valor diferencial y así disminuir el impacto de todas las oportunidades de mejora.
  3. Tener un tiempo de cumplimiento especifico.
  4. La visión debe ser conocida y sobretodo acogida por todo el equipo de trabajo.
  5. Que sea retadora y motivante.
  6. Que posea objetivos (medibles preferiblemente).

Por ejemplo: Para el 2020 el departamento comercial, será reconocido como la unidad con mejor servicio al cliente, logrando disminuir el numero de quejas en un 25% e incrementando sus ventas regionales un 33%.

Cuando sea clara la visión para todo el equipo de trabajo, es momento de proceder a segregarla en objetivos puntuales a corto, mediano y largo plazo. Es clave que estos objetivos sean SMART, es decir, que posean las siguientes características:

  1. Specific – Específico: No andar con términos vanos, si la meta en la visión es incremento de ventas. Un objetivo especifico seria algo que exponga claramente el QUÉ HACER. Por ejemplo: Aumento de ventas.
  2. Measurable – Medible: En lo posible que el objetivo sea medible, es decir, a CUÁNTO llegaré. Por ejemplo: Aumento de ventas del 15%.
  3. Attainable – Alcanzable: Que no sea un objetivo inventado de la nada, es decir, que tenga un soporte para ser alcanzado por el equipo de trabajo. El CÓMO HACERLO. Para reforzar este punto, más adelante se tratará un tema clave, el cual es la medición del desempeño y los indicadores de gestión.
  4. Realistic – Realista: Si bien es importante que sea retador, es clave que el objetivo no se vuelva algo frustrante para el equipo debido a una alta complejidad sin un soporte o histórico especifico para llevarlo a cabo de forma exitosa.
  5. Time – Tiempo: Así como la visión, es importante que cada objetivo tenga un tiempo de cumplimiento especifico o de periodicidad. Por ejemplo: Aumento de ventas del 15% en los proximos 3 meses.

Plasma todo en un plan de acción con indicadores claves de gestión – KPI

Para ser un jefe de impacto con el objetivo de trascender a ser un líder que impacta positivamente en todo el equipo de trabajo. Es fundamental que plasmes todo el diagnostico y lineamiento estratégico en un documento visible para todo el equipo:

  • Visión.
  • Objetivos SMART.
  • FODA.
  • Oportunidades de mejora.

Crea un plan de acción con toda la ruta de trabajo hasta la fecha de cumplimiento de la visión del área. Es importante que expongas todas las actividades necesarias para llegar a la meta, como por ejemplo: Capacitaciones, reuniones, evaluación de desempeño, entre otros.

Algunas variables clave dentro de este plan de acción, son:

  • Fecha de cumplimiento de cada actividad del plan.
  • Responsable de llevar a cabo dicha actividad.
  • Soportes, entregables o recursos requeridos para realizar la actividad.
  • Saber como aporta cada actividad al cumplimiento de la visión. Es decir, clasificarlas en cuanto a su impacto o importancia para la consecución de los objetivos.

Es importante que desde tu rol como jefe. Definas adecuadamente los indicadores con los cuales vas a medir el avance y resultados de tu equipo de trabajo. En este caso, si tu objetivo se basa en aumento de ventas del 15% en lo proximos 3 meses. Puedes establecer un indicador que te permita evaluar el incremento de ventas semanalmente (de forma periódica). Para controlar que las acciones de tu plan de acción estén brindando los resultados esperados y estén alineados al tiempo de cumplimiento de tu visión.

Por ejemplo: Verificar el aumento de ventas de forma mensual, para asegurar que en los proximos 3 meses se cumpla el 15% de incremento propuesto.

KPI Venta
Inicial / Anterior
Venta Actual
(Medición mensual)
VAR
% de aumento de ventas $1,200 $1,270 6%

Un rol clave al asumir tu posición como jefe: Evaluación de desempeño y mejora continua

Luego de plasmar y retroalimentar claramente a todo tu equipo, la visión, indicadores de gestión y plan de acción. Es momento de agendar de forma periódica (preferiblemente al mes), una reunión donde evalúes los avances de tu equipo de trabajo.

Importante que en esta reunión puedan visualizar el estado de los indicadores de gestión y las actividades del plan de acción. Con el objetivo de que puedas retroalimentar a tus colaboradores con hechos y no con suposiciones de su trabajo.

Recomiendo igualmente que generes apertura para solicitar a tu equipo retroalimentación acerca de tu desempeño. Para determinar como puedes seguir mejorando y aportando a sus roles, teniendo en cuenta que el objetivo es ser más que un jefe. Es decir, ser un líder que inspire y se preocupe de forma genuina no solo profesionalmente por sus subordinados sino también por el aspecto humano.

Para lograr que el equipo sea cada día más productivo, es esencial que sepas que aqueja a tus colaboradores. Por ejemplo, probablemente un trabajador que es padre o madre de familia, no podrá estar 100% concentrado si sus allegados se encuentran en dificultades. ¿A qué voy con esto? Que un verdadero líder busca el bienestar de su equipo de trabajo, entendiendo que no es solo beneficioso para el colaborador sino para toda la organización.

Si detectas algo que este desalineado en la consecución de la visión y objetivos del área. Ajusta el plan de acción y continúa fortaleciendo el trabajo en equipo para lograr los resultados de forma exitosa.

Para ser un buen jefe ¡No olvides la formación continua!

Es muy importante buscar la forma de capacitar continuamente tu equipo de trabajo y claramente seguir formando tus habilidades. Establece planes en conjunto con el área de recursos humanos para realizar formación periódica de temas que estén encaminados a cumplir la visión del área.

En ocasiones las empresas argumentan no poseer con el presupuesto para realizar procesos de capacitación de calidad. Si es tu caso, promueve planes de formación con cada líder de la organización. Donde cada uno desde su experiencia, aporte al desarrollo de cada equipo de trabajo dentro de la organización.

A futuro la empresa podrá visualizar el impacto de estos planes en el clima laboral y el desempeño de los trabajadores, y creara presupuestos destinados en este aspecto.

Un buen jefe domina el arte de delegar y compartir el conocimiento

Promueve una cultura donde se comparta y se aplique el conocimiento con cada miembro del equipo. De nada sirve que conozcas y domines infinidad de temas, si no compartes esto para el crecimiento y fortalecimiento de tu área.

Otro aspecto fundamental para liderar a tu equipo de trabajo de forma exitosa. Consiste en la adecuada delegación de actividades, teniendo en cuenta que cada integrante del equipo posee ciertos rasgos o habilidades que lo diferencian de los demás. En este sentido, busca siempre delegar las actividades que a futuro sean necesarias para el área, pero que no tengan un impacto relevante en tu rol y en los objetivos del área y la organización. ¿Cómo hacerlo? Te propongo clasificar cada una de las tareas que realizas con la siguiente matriz.

Matriz de administración del tiempo

Es importante que con base a esta matriz, clasifiques las actividades de tu equipo y las tuyas de las siguiente forma:

  1. Enfocate en las actividades del Cuadrante II: En lo posible desde tu rol como jefe. Procura destinar de forma periódica un tiempo relevante a este grupo; ya que aquí se concentran las tareas enfocadas en crear estrategias que nos permitan sobresalir a futuro.
  2. En lo posible, procura delegar por lo menos el 50% las actividades del grupo I: Aquí se encuentran actividades que son importantes para el área y que tienen un sentido de urgencia relevante. Es por esto que no se pueden omitir sino delegar y ejecutar de forma inteligente para que no sean un obstáculo en la estrategia y visión del área.
  3. Disminuye las actividades del cuadrante III, a través de la mejora continua de tus procesos internos: Aquí hay actividades que son de carácter urgente sin un nivel de importancia relevante. Siempre van a existir actividades de este tipo, pero tienden a disminuir cuando fortalecemos los procesos y tareas del área.
  4. Elimina por completo las actividades del cuadrante IV: Aquí esta todo lo que no agrega valor y genera perdida constante de tiempo.

¡Por último y no menos importante! “Todos en la cama o todos en el suelo”

¡Hay algo fundamental! Cuando el equipo o un miembro alcance uno o varios objetivos, realiza un reconocimiento publico.

Cuando se presente un error u oportunidad de mejora en el equipo o uno de sus integrantes, realiza la corrección o llamado de atención en privado.

Las victorias son parte de todo el equipo, no solo de un integrante, al igual que las fallas o aspectos por corregir.

Para finalizar, solo agregaría que es clave que todo lo que hagas, lo realices con pasión. De este modo habrá un compromiso perpetuo a pesar de las pruebas que se presenten en el camino. Aprovecha cada oportunidad que se presente, y sigue estos pasos para dejar huella en donde quiera que te desempeñes.

¿Tienes algo más que agregar? me agradaría que lo compartieras en los comentarios del artículo (incluyendo tu correo electrónico). Si lo haces de este modo, te obsequiaremos una plantilla en Excel de gran utilidad para que apliques lo aprendido.

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